Häufig gestellte Frage
Mit einer Abwesenheitsnachricht können eingehende E-Mails während Urlaub, Krankheit oder sonstiger Abwesenheit automatisch beantwortet werden.
1. SOGo Webmail öffnen
Öffnen Sie in Ihrem Browser:
Melden Sie sich anschließend mit Ihrer vollständigen E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an.
2. Einstellungen öffnen
Klicken Sie oben bzw. links neben Ihrem Benutzernamen auf das Zahnrad-Symbol und wählen Sie Einstellungen.
Wählen Sie anschließend den Bereich E-Mail und dort den Reiter Abwesenheit bzw. Vacation.
3. Abwesenheitsnachricht aktivieren
Aktivieren Sie die Option:
„Automatische Abwesenheitsantwort aktivieren“
Danach können Sie die Abwesenheitsnachricht konfigurieren.
Betreff
Auf Wunsch kann ein eigener Betreff für die automatische Antwort hinterlegt werden, zum Beispiel:
Abwesenheitsnotiz
Nachricht
Tragen Sie anschließend den Text Ihrer Abwesenheitsnachricht ein, zum Beispiel:
Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin derzeit nicht erreichbar und ab dem 12.10.2026 wieder für Sie da.Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
4. Zeitraum festlegen
Unter den Aktivierungsbedingungen können Sie festlegen, wann die automatische Antwort aktiv sein soll.
Tragen Sie beispielsweise ein:
Erster Tag der Abwesenheit: 05.10.2026
Letzter Tag der Abwesenheit: 11.10.2026
Die Abwesenheitsnachricht wird dann nur innerhalb des festgelegten Zeitraums versendet.
5. E-Mail-Adressen kontrollieren
Prüfen Sie unter E-Mail-Adressen, für welche Ihrer Adressen die Abwesenheitsnachricht gelten soll.
Wenn Sie neben Ihrer Hauptadresse weitere Aliase verwenden, sollten die entsprechenden Adressen ebenfalls eingetragen bzw. ausgewählt sein.
6. Weitere Einstellungen
Die Option „Keine Antworten an Mailinglisten senden“ sollte in der Regel aktiviert bleiben. Dadurch werden unnötige automatische Antworten an Verteiler und Mailinglisten vermieden.
Je nach Konfiguration kann außerdem eingestellt werden, nach wie vielen Tagen derselbe Absender erneut eine automatische Antwort erhalten darf.
Wichtig: Aktivieren Sie nicht die Option „Eingehende E-Mails während der Abwesenheit verwerfen“, sofern dies nicht ausdrücklich gewünscht ist. Bei aktivierter Option wird zwar die Abwesenheitsnachricht verschickt, die eingehende E-Mail jedoch nicht in Ihrem Postfach abgelegt.
7. Einstellungen speichern
Klicken Sie abschließend auf Speichern bzw. auf das Disketten-Symbol.
Die Abwesenheitsnachricht ist damit aktiviert.
Empfehlung: Funktion testen
Senden Sie nach der Einrichtung am besten von einer externen E-Mail-Adresse eine Testnachricht an Ihr Postfach.
Prüfen Sie anschließend:
- Wird die Abwesenheitsnachricht zugestellt?
- Ist der Text korrekt?
- Stimmen Beginn und Ende der Abwesenheit?
- Wird die ursprüngliche E-Mail weiterhin im Posteingang abgelegt?
Nach Ende der Abwesenheit wird die automatische Antwort bei eingestelltem Enddatum automatisch deaktiviert. Wurde kein Enddatum hinterlegt, muss die Funktion in den Einstellungen wieder manuell deaktiviert werden.